Одним из ключевых преимуществ Битрикс24 является гибкая архитектура – возможность настроить и доработать систему под себя. С помощью API и встроенных инструментов разработчики могут создавать собственные модули, расширяющие функционал CRM, и соединять систему с другими, такими, как бухгалтерские программы, почтовые рассылки и маркетинговые платформы.
На базе CRM Битрикс24 в компании WEBKHV реализована и внедрена в работу автоматизированная система контроля и учета проведения работ по техническому сопровождению сетевых магазинов. Она использует как стандартный функционал Битрикс24, так и добавленные возможности по использованию интерактивной карты заказ-нарядов, сбора заявок с электронной почты и автоматизацию работы с заявками и формирования на их основе акта выполненных работ по требованиям заказчика.
Блок 1. Интерактивная карта заказ-нарядов
Интерактивная карта позволяет в режиме реального времени предоставлять монтажникам и подрядчикам заявки на проведения работ по обслуживанию, установке и демонтажу оборудования.Монтажник имеет доступ только к заявкам по его региону/городу, может взять заявку с карты простым нажатием, прочитав предварительно необходимую информацию, отображающуюся в удобном формате.
После взятия заявки, данные приходят монтажнику в WhatsApp или Telegram вместе с файлами для работы (акты, схемы установки, техническая документация и т.д.).
По окончанию работ, специалист получает ссылку сдачи заказ-наряда, где он прикрепляет фотографии и документы, подтверждающие факт выполнения работ.
Взаимодействие выстроено так, что после отправки информации о выполнении, работу проверяет сотрудник организации, в которой выполнялась работа.
Благодаря этому решению, значительно сократилось время обработки заявок, улучшился контроль за выполнением работ.
Блок 2. Интеграция парсера заявок и CRM Битрикс24
Для отображения заявки на карте нужно, чтобы информация о проблемах с оборудованием попала в CRM. Для этого существует «парсер» – обработчик заявок, который автоматически заполняет необходимые поля в заказ-наряде.На стороне заказчика существует система наблюдения, отслеживающая состояние устройств. При появлении проблем, система отправляет уведомление на почту ответственного сотрудника Заказчика и в CRM на общую почту компании для дальнейшей обработки.
На стороне CRM обработчик собирает данные с письма (адрес объекта, контакты, описание проблемы, приложенные файлы) и заполняет заказ-наряд. После чего заказ-наряд попадает на карту заявок для монтажников, о которой говорили ранее.
Для размещения заявок на карте подключено API Яндекс-карт и геокодер. Если геодекодер не отработал, система формирует задачу на исправление в ручном режиме. Причем на таких случаях система обучается, снижая их количество в будущем.
Сотрудники безопасности сетевых магазинов получают отдельный ограниченный доступ, который позволяет просматривать заявки в работе, принимать/отправлять на доработку выполненные работы.
В результате использования автоматического обработчика и автоматизации заполнения информации монтажники реагируют на заявки быстрее, сбои оборудования устраняются быстрее и финансовые издержки заказчика из-за этих сбоев снижаются.
Блок 3. Формирование актов выполненных работ
После выполнения работ сделки переходят в стадию "Формирование АВР". Диспетчер может воспользоваться реализованным меню "Генератор АВР", где отображается количество несформированных заявок по регионам, а также имеется возможность создать выгрузку необходимых данных, указав нужные параметры.После настройки выгрузки формируется документ, содержащий информацию о сделках (подписанные акты), и осуществляется переход на следующую стадию — "Сформирован". Бухгалтер организации получает уведомление о необходимости выставления счетов по АВР. После оплаты информация автоматически заполняется в АВР, и сделки переходят в стадию завершения.
Диспетчер создает документ в соответствии с требованиями заказчика, разделяет по обслуживаемым компаниям и регионам. Данные, формируемые в Excel-файлах, также могут быть изменены в соответствии с запросами и ТЗ заказчика.
Упрощение взаимодействия между диспетчером, бухгалтерией и заказчиками позволяет сократить время на формирование отчетности и снизить вероятность ошибок. Введение четких этапов и автоматизированных уведомлений обеспечивает прозрачность процессов и улучшает контроль на каждом этапе, что повышает удовлетворенность клиентов и их доверие к компании. Все изменения и настройки могут быть легко документированы, что облегчает отслеживание исполнения обязательств.
Блок 4. Организация складского учета
Складской учет в CRM позволяет управлять материальными ресурсами компании, включающими в себя различные технические средства для монтажа оборудования, его ремонта и технического обслуживания. Учет включает операции прихода, реализации, списывания и перемещения оборудования. Каждое действие сопровождается документально.Для организации учета, предварительно, в CRM внесены технические средства (товары) с расчетом средней стоимости товара в зависимости от уже имеющихся товаров на складе.
Для более оперативного выполнения заказ-нарядов по техническому обслуживанию сетевых магазинов монтажникам/подрядчикам выдается оборудование, учет которого также ведется, документально подтверждается их передача на отдельно выделенный склад специалиста в CRM и реализация.
Складской учет в CRM Битрикс24 помогает управлять техническими средствами, необходимыми для монтажа, ремонта и обслуживания оборудования. Внедрение системы позволяет организовать четкий документооборот для каждой операции — прихода, реализации, списывания и перемещения оборудования, что способствует повышению прозрачности и контролю за запасами.
Использование складского учета в CRM способствует снижению потерь, улучшению управляемости материальными ресурсами и повышению скорости выполнения задач.
Блок 5. Формирование зарплатного листа сотрудников
Функционал формирования зарплатного листа на основе заявок и проведенных работ сотрудниками служит важной частью формирования финансовой документации организации. Автоматическое создание отчетов упрощает процесс расчета зарплат, минимизирует риск ошибок и ускоряет обработку данных.Система автоматически обрабатывает выполненные заявки, проверяет их на соответствие установленным фильтрам, выбирает информацию о номере объекта, его адресе, наименовании выполненных работ и установленном оборудовании, стоимости и количестве работ, а также калькулирует итоговые суммы зарплат на основе различных переменных.
В результате, на основе собранной информации, система формирует готовый зарплатный лист, на основании которого подрядчик выставляет счет организации. После подписания, сформированный документ передается ответственным сотрудникам бухгалтерии, упрощая процесс внутренней финансовой отчетности.
